AVG privacy wetgeving
Schoolfoto’s en privacy (AVG) zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Photo l’ecole vindt het bewaken van de privacy van de persoonsgegevens en transparantie daarover heel erg belangrijk. In dit stuk vertellen wij meer over wat wij doen als schoolfotograaf om te zorgen dat de privacy van de persoonsgegevens worden gewaarborgd. En wat houdt de nieuwe privacywetgeving nou eigenlijk concreet in voor ons als schoolfotograaf, maar ook voor ouders en scholen?
Wat zijn persoonsgegevens nou eigenlijk?
Persoonsgegevens zijn onder andere de naam en adresgegevens die worden opgegeven bij het bestellen van de schoolfoto’s, maar ook de schoolfoto’s zelf vallen onder persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe AVG wetgeving van kracht, waarin nieuwe richtlijnen staan beschreven over hoe persoonsgegevens moeten worden beschermd en bewaard. Door deze nieuwe richtlijnen hebben wij verschillende aanpassingen doorgevoerd in onze werkwijze en in ons beleid.
Onze kwaliteitseisen
Voor ons als schoolfotograaf staat de privacy van onze klanten heel hoog op de prioriteitenlijst. Vanzelfsprekend voldoen wij aan de huidige AVG wetgeving, maar daarnaast stellen wij extra kwaliteitseisen. Zo laten wij onze systemen en processen met regelmaat testen op betrouwbaarheid en veiligheid van de gegevens. Wij zorgen er zo voor dat alle gegevens waar wij over beschikken bij ons in goede handen zijn.
Wat betekent de AVG concreet voor scholen?
We hebben een aantal aanscherpingen en wijzigingen in ons beleid doorgevoerd en er zijn voor de scholen waar wij mee samenwerken een aantal veranderingen in onze werkwijze:
-
Verwerkersovereenkomst
Om de privacy zo goed mogelijk te beschermen maken wij samen met de scholen duidelijke afspraken. Volgens de AVG is het daarom verplicht om een Verwerkersovereenkomst op te stellen. In de ze overeenkomst leg je alle afspraken met betrekking tot privacy en persoonsgegevens vast. Binnen deze Verwerkersovereenkomst zijn er een aantal partijen betrokken:
Verwerkersverantwoordelijke: De school is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van alle leerlingen. Dit is een hele taak en verantwoordelijkheid waarbij wij de school graag willen ondersteunen. Zo vertellen wij de school precies wat wij doen met de persoonsgegevens die wij van hun krijgen, waarvoor wij ze opslaan, hoelang wij ze opslaan en met welke subverwerkers wij samenwerken.
Verwerker: Photo l’ecole, de schoolfotograaf, is de Verwerker. De Verwerker maakt in opdracht van de school de schoolfoto’s. Deze foto’s worden (online) beschikbaar gesteld voor verkoop aan ouders/verzorgers. Verder maakt de Verwerker eventueel schoolpassen voor school en de gemaakte schoolfoto’s worden digitaal aangelevert voor de administratie van school.
Subverwerker: Voor het maken en verwerken van de schoolfoto’s hebben wij op onze beurt weer verschillende bedrijven waar wij mee samenwerken om tot het eindproduct te komen. Dit zijn onze Subverwerkers. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan foto afdrukcentrales, postorderbedrijven en betaalproviders. Wij hebben met deze bedrijven ook Verwerkersovereenkomsten gesloten zodat zij volledig voldoen aan onze kwaliteitseisen.
-
Photo l’ecole is aangesloten bij het Privacy Convenant Onderwijs
Het Privacy Convenant Onderwijs is een brancheovereenkomst voor het onderwijs waarin afspraken worden beschreven waarmee scholen de privacy van hun leerlingen kunnen waarborgen. Wij hebben ons hierbij aangesloten en hebben de afspraken toegepast. Dit vergemakkelijkt het sluiten van een (Verwerkers)overeenkomst met school.
Wat betekent de AVG eigenlijk voor ouders/verzorgers?
Als ouder en/of verzorger wil je niet dat er iets vervelends gebeurt met de persoonsgegevens of schoolfoto’s van jouw kinderen! Daarom is er, sinds de invoering van de nieuwe AVG wetgeving, ook het een en ander gewijzigd voor de ouders/verzorgers die bij ons in de webshop schoolfoto’s bestellen. Zo hebben wij hiervoor een privacy beleid opgesteld. In ons privacy beleid, welke vermeld staat op zowel onze website als bestelsite, wordt uitgelegd hoe Photo l’ecole omgaat met het bewaren en de verwerking van de persoonsgegevens. Zo staat er onder andere beschreven welke persoonsgegevens wij precies verzamelen, voor welk doeleinde deze persoonsgegevens door ons worden gebruikt en aan wie deze persoonsgegevens waar nodig worden verstrekt.
AVG in de Praktijk?
Het is als school noodzakelijk om een verwerkersovereenkomst te sluiten voor de schoolfotografie en zo aan de AVG wetgeving te voldoen. Je sluit met Photo l’ecole makkelijk een verwerkersovereenkomst via het Privacy Convenant Onderwijs.
Wilt u meer informatie over de AVG? Neem dan contact met ons op.